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Una nuova generazione di sistemi ERP: Collaborative Business Application

Lo sviluppo e il rinnovamento dei gestionali rappresenta una grande priorità per le aziende italiane, perché i sistemi concepiti 20 anni fa mostrano i loro limiti. Le esigenze delle imprese sono cambiate:

 

  • accesso in mobilità
  • integrazione con altri sistemi
  • flessibilità nella configurazione dei processi
  • disponibilità di strumenti di collaborazione
  • comunicazione al centro delle richieste.

Ancora oggi, lo sviluppo e il rinnovamento dei gestionali rappresenta una grande priorità per le aziende italiane, perché i sistemi concepiti 20 anni fa mostrano i loro limiti.

Una survey realizzata dalla School of Management del Politecnico di Milano alla fine del 2013 su un campione di 200 CIO di grandi imprese italiane mostra che nel 35% dei casi questa è indicata come una delle tre principali priorità su cui investire

«È necessario liberare il sistema informativo, andare verso la flessibilità - ha affermato Stefano Mainetti del Politecnico di Milano in un intervento su questo tema - . Una persona motivata che trova più funzionale fruire dell’informazione giusta, nel momento giusto e con la modalità di interazione giusta ovviamente riesce a lavorare in modo più produttivo».

“Liberare” il sistema gestionale significa diverse cose: introdurre nuove aree funzionali, essere vicino alle esigenze dell’utente, supportare un approccio graduale all’introduzione, offrire flessibilità e capacità di riconfigurarsi in base ai processi di business.

A conferma di questo, Mainetti ha mostrato i risultati di un’indagine relativa alle priorità delle aziende medio grandi italiane nella scelta di un sistema a supporto dei processi di business: la prima è l’accesso in mobilità, indicata dal 63%, seguita dalla predisposizione all’integrazione con altri sistemi, rilevante per il 46% del campione. «L’ERP è il nocciolo duro – ha spiegato Mainetti – e va integrato con il CRM, il sistema di PLM (Product Live Management), il sistema di sales force management: si tratta dei tre ambiti verticali orientati alla gestione della conoscenza, ma oggi solo poche aziende sono riuscite a integrarli completamente».

L’elenco delle priorità prosegue con la flessibilità nella configurazione dei processi e la disponibilità di strumenti di collaborazione e comunicazione.

L’obiettivo di questa nuova tipologia di sistemi, che Mainetti definisce Collaborative Business Application, deve essere quello di risolvere i problemi che maggiormente si presentano oggi all’interno dell’azienda: scarsa comunicazione e condivisione tra le diverse unità organizzative, perdite di tempo nel ricercare o trovare informazioni esistenti, difficile monitoraggio dello stato di avanzamento dei processi.

Come si deve agire?

Bisogna tenere a mente, innanzitutto, che l’approccio non può essere uniforme, ma specifico per ogni processo aziendale, perché le esigenze sono differenti. Vanno poi valutate le tecnologie di supporto. 

Ci sono tre grandi ambiti, che nascono separati:

  1. Gli strumenti di produttività individuale
  2. Il sistema gestionale
  3. I tool di supporto alla collaborazione

 

ERP collaborative business model 03

 

L’integrazione di questi ambiti, che in realtà è già cominciata da tempo, dà vita al modello del Collaborative Business Application

Un esempio: Il processo commerciale

Innanzitutto servono i dati strutturati, come l’anagrafica del cliente o lo storico dell’ordine, che sono nel sistema gestionale e non devono essere duplicati. Ma serve anche un workflow, per monitorare lo stato di avanzamento della proposta, ed è importante che non sia troppo rigido.

E poi necessario il tracking di tutta la storia degli scambi informativi col cliente per la modifica delle specifiche, e in questo caso può servire un’informazione che è contenuta in una mail. 

Per preparare l’offerta, si usano i tool di produttività e sono di supporto gli strumenti di Collaborazione: avere due ambienti separati non permette di gestire ad esempio il versioning, il live editing o il co-editing dei documenti. E infine le discussioni, che avvengono con le video conferenze o le chat, ed è utile che ne rimanga traccia. In questo esempio appare evidente come sia possibile integrare quella parte di processo che viene persa se l’ERP è isolato.

Fonte: Stefano Mainetti - Politecnico di Milano

 

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